Klik hier voor de volledige weergave van de afbeelding

Huidige indeling

Het verenigingsjaar/boekjaar van RIC is nogal vreemd ingedeeld. Het loopt van 1 december tot en met 30 november (statuten artikel 17) en je moet je contributie betalen binnen twee maanden na aanvang van het verenigingsjaar (hhr artikel 5.4), dat is dus vóór 1 februari.

Omdat we het contributievoorstel voor een bepaald jaar gekoppeld hebben aan de begroting voor dat jaar, en leden een redelijke termijn moeten hebben om hun contributie te betalen, zijn we gedwongen om de algemene (leden)vergadering eind december te houden. Vanwege Kerstmis wordt dit dus half december. De uitnodigingen plus de stukken voor die vergadering moeten twee weken tevoren aan de leden worden verzonden, in praktijk eind november. Dat is dus voordat het verenigingsjaar officieel geëindigd is. Om toch een financieel jaarverslag te kunnen geven is de afsluiting van het boekjaar informeel één maand naar voren geschoven: officieus laten we het boekjaar eindigen op 31 oktober.

Dat klopt niet met de statuten. Bovendien is december gewoon geen handige maand om een algemene vergadering te houden: teveel feestdagen en andere activiteiten. Er kleeft nog een bezwaar aan de huidige indeling. Er heeft nog nooit iemand over geklaagd, maar formeel is het niet juist dat de contributie voor het verenigingsjaar wordt vastgesteld nadat de uiterste opzegdatum voor dat jaar al verstreken is. Dat betekent namelijk dat je een jaar lang niet meer van je lidmaatschap afkunt, terwijl je het misschien helemaal niet eens bent met de nieuwe contributie. (Neem een extreem voorbeeld: de ALV besluit de contributie te verdubbelen, maar zoveel is het lidmaatschap je helemaal niet waard omdat je maar een paar keer per jaar roeit. Je moet dan toch die dubbele contributie betalen.)

Alleen maar jaarlidmaatschappen

Er zijn groepen roeiers voor wie de huidige lidmaatschapsvormen helemaal niet zo gunstig uitpakken:

• Jeugdroeiers. De meeste jeugdroeiers stoppen met roeien bij RIC aan het einde van een schooljaar, dus halverwege het verenigingsjaar. Ze moeten dan nog een half jaar contributie betalen. Trouwens, ook voor senioren blijkt de zomervakantie een voor de hand liggend moment te zijn om iets anders te gaan doen. Ook voor hen zou het prettig zijn als ze halverwege het jaar zouden kunnen opzeggen.
• Gelegenheids-wedstrijdroeiers. Dit zijn de roeiers die bij RIC worden binnengehaald alleen om de Heineken en de Head mee te roeien. Zij moeten een volledig lidmaatschapsjaar contributie betalen uitsluitend voor het roeien van een aantal trainingen en twee wedstrijden. Enerzijds zitten we natuurlijk niet echt te wachten op dit type leden – “wat een opportunisten, die hoeven we niet” –, maar anderzijds is het denkbaar dat een gunstige instroomregeling hen over de streep trekt, en bovendien: als er voor deze roeiers een regeling zou zijn dan kan dat bijdragen aan het roeigeluk van zeven of acht andere leden die misschien wél gewaardeerd zijn. Niets doen levert in elk geval ook niets op.
• Ex-pats en andere mensen met een chaotisch leven. Mensen met roei-ervaring die voor een paar maanden in Amsterdam verblijven kunnen we op dit moment geen goede regeling bieden. Toch is dit een groep roeiers die RIC best iets te bieden heeft: ze leveren internationale contacten op en dragen bij aan het open imago van RIC. En het kost RIC niets extra om deze roeiers te faciliteren.

Huidige kortingsregelingen

Als je gedurende het verenigingsjaar lid wordt dan betaal je naar rato minder contributie. De regel is dat je voor elke halve maand die je vanaf 1 april later lid wordt, ¹∕₁₆ deel reductie krijgt (hhr artikel 5.3). Hier zit vast een gedachte achter, namelijk dat de zomermaanden aantrekkelijker zijn dan de wintermaanden, dus dat het niet uitmaakt of je midden in de winter lid wordt of lekker in de lente, maar het pakt wel heel onvoordelig uit voor de mensen die bijvoorbeeld in oktober lid worden: voor twee maanden lidmaatschap betalen ze een kwart van de contributie.

Een andere vorm van korting wordt gegeven via de regeling voor het aspirant-lidmaatschap. (Deze regeling is trouwens niet opgenomen in het huishoudelijk reglement.) Het aspirant-lidmaatschap wordt aangegaan voor een periode van drie maanden. Aan de andere kant geldt dat je alleen examen mag doen als je lid bent. Omdat het aspirant-lidmaatschap op elk moment kan ingaan, en het tempo waarin aspiranten toewerken naar hun examen sterk verschilt, ontstaan er allerlei ongelijkheden. Bijvoorbeeld: een fanatieke leerling die in april begint en eind mei al kan afroeien, moet zich meteen inschrijven (bijvoorbeeld per 1 juni), een slome leerling die er erg lang over doet om het formulier in te vullen (de ledenadministratie weet niet wanneer de instructie begonnen is en neemt de formulierdatum als uitgangspunt) en vervolgens pas in oktober afroeit kan zijn aspirant-lidmaatschap oprekken tot ruim een half jaar. Voor jeugd aspirant-leden geldt iets dergelijks; vooral als het jeugdlid zijn definitieve formulier heel vaak “vergeet” kan hij lang blijven profiteren van het aspirant-lidmaatschap.

Dat is allemaal natuurlijk wel op te lossen door de zaken beter in de gaten te houden. Zo kan je het definitieve lidmaatschap altijd na drie maanden laten ingaan, ook als de aspirant nog geen examen gedaan heeft. Dat is zelfs de afspraak, maar in praktijk blijkt dat moeilijk te handhaven. Ook kan je het lidmaatschap van de snelle aspiranten pas na drie maanden laten ingaan zodat die onrechtvaardigheid verdwijnt, maar dat vereist wel extra checks bij de ledenadministratie. Allemaal lapmiddelen, volgens mij. We zijn toe aan een betere regeling van het aspirant-lidmaatschap.

De gezinskortingen laat ik buiten beschouwing. Volgens mij functioneert dat gedeelte van de contributieregeling goed.

Niet-relevant intermezzo

Wie de reglementen nauwkeurig leest komt tot de conclusie dat we het onszelf misschien iets te moeilijk gemaakt hebben. Er staat namelijk geen definitie van de term “verenigingsjaar” in, alhoewel de term in totaal negen keer voorkomt (statuten en huishoudelijk reglement samen). De looptijd van het “boekjaar” wordt wél vastgelegd; het boekjaar begint op 1 december.

Zonder enige reglementswijziging zouden we dus het huidige officieuze boekjaar en het huidige verenigingsjaar één maand kunnen opschuiven waardoor het boekjaar weer officieel wordt, én we de ALV kunnen verplaatsen naar januari. De contributie moet dan voldaan zijn vóór 28 februari. Een belangrijk deel van de hierboven opgesomde bezwaren vervalt daarmee, en het kost niks.

Maar ik heb een spectaculairder voorstel. Bereid je voor op een revolutie; laat alle dingen los die tot nu als vaststaand had aangenomen.

Mijn idee

Ik denk aan het volgende:

• Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december.
• Het boekjaar loopt gelijk met het verenigingsjaar.
• De ALV moet plaatsvinden binnen drie maanden na het einde van het verenigingsjaar. (In praktijk zal de ALV dan in februari gehouden worden. Januari is te vlug om alle stukken klaar te hebben, en maart is te druk met wedstrijden.)
• Er zijn twee contributieperiodes: van januari t/m juni en van juli t/m december. De bedragen voor de twee periodes zijn gelijk: elk halfjaar betaal je 50% van de jaarcontributie.
• Iedereen betaalt steeds contributie per contributieperiode, dus iedereen betaalt twee keer per jaar. Als je niet per automatische incasso betaalt dan moet je extra administratiekosten voldoen. (Bijvoorbeeld 1 euro, of welk bedrag de ALV ook maar vaststelt.) Mijn vermoeden is dat dit een belangrijkere prikkel is om een machtiging af te geven dan het betrekkelijk kleine voordeel van de twee betaaltermijnen nu.
• Je moet betalen voordat de nieuwe contributieperiode ingaat. Leden die niet betaald hebben worden onmiddellijk geschorst totdat ze de contributie voldaan hebben of een betalingsregeling getroffen hebben.
• Als de ALV besluit tot contributiewijziging dan gaat die in vanaf de eerstvolgende nieuwe contributieperiode, in praktijk dus steeds per 1 juli.
• De rare rekenregels bij het aangaan van het lidmaatschap met ¹∕₁₆ van de contributie vanaf april vervallen; als je gedurende en contributieperiode lid wordt dan betaal je altijd het aspirant-lidmaatschap, dus ook als je al kunt roeien. (Aspirant-leden mogen geen wedstrijden starten, dus de H&H-roeiers moeten gewoon vanaf het begin van het jaar lid worden.)
• Als volwaardig lid moet je moet altijd KNRB-bijdrage betalen, ook als je maar een gedeelte van het jaar lid bent.
• Het aspirant-lidmaatschap is altijd geldig tot aan de start van een nieuwe contributieperiode. Dit geldt ook voor jeugdleden.
  Als een aspirant-lid examen wil doen moet zij wel eerst lid worden (dat wil zeggen: het formulier ondertekenen), maar de contributie gaat altijd pas in vanaf de nieuwe periode.
• Opzeggen van het lidmaatschap kan tot één maand voor het einde van de contributieperiode. Je kunt dus twee keer per jaar opzeggen.

De voordelen zijn gigantisch:

• De regels zijn heel eenvoudig.
• Je kunt twee keer per jaar opzeggen. Dat levert veel extra flexibiliteit.
• Er wordt niet achteraf beslist over de contributie van dat verenigingsjaar, zoals nu.
• Ongelijke behandeling van aspirant-leden verdwijnt: als je snel examen doet hoef je toch geen extra contributie te betalen.
• Geen verschil meer in betaaltermijnen tussen automatische incasso en andere manieren van betalen.
• Het hele gedoe rond het innen van achterstallige contributies vervalt: niet betalen is niet roeien.
• Omdat we alleen met vooruitbetaalde contributies werken loopt RIC geen financieel risico meer bij de Roeibond. Op dit moment moeten we onze leden namelijk vóór 1 januari doorgeven aan de bond, terwijl de contributie pas uiterlijk 31 januari binnenkomt. Voor mensen die vergeten zijn om op te zeggen en vervolgens hun contributie aan RIC niet betalen moet RIC wel contributie afdragen aan de bond.

Ik heb ook geprobeerd een paar nadelen te verzinnen:

• Calculerend gedrag: elk jaar steeds maar voor een half jaar lid worden of voortdurend switchen tussen sooslidmaatschap en volwaardig lidmaatschap, maar ik verwacht dat dat effect erg zal meevallen. (Mocht dit toch de spuigaten uitlopen dan vallen er eenvoudige aanvullende regelingen te treffen: als je bijvoorbeeld bent geswitcht van volwaardig lid naar sooslid en weer terug naar volwaardig lid dan mag je voorlopig niet meer naar sooslid switchen.)
• Financieel nadeel voor RIC: mensen kunnen eerder van hun lidmaatschap af en hoeven pas later lid te worden. Volgens mij is het vrijwel onmogelijk om dit uit te rekenen, maar blijft het effect beperkt. Aspirant-leden beginnen toch meestal pas in april of september, dus de duur van het aspirant-lidmaatschap blijft in praktijk drie maanden. Tegenover de mensen die in de nieuwe situatie een half jaar eerder kunnen opzeggen dan nu staan die mensen die gewoon hun lidmaatschap voor het hele jaar niet betalen.
• De vereniging beschikt aan het begin van het kalenderjaar over minder liquide middelen. Dit is een valide argument, maar de liquiditeit van RIC is eigenlijk nooit een probleem. Bovendien zouden we met de Ric-Sichting kunnen afspreken om de huur niet meer eens per jaar in april te betalen, maar in twee termijnen in januari en juli.
• De inkomstenkant van de verenigingsbegroting is minder goed te sturen: een contributieverhoging van 4% telt maar voor 2% mee in het huidige begrotingsjaar. Ook dit is een goed argument. Het probleem is echter niet zo groot, we proberen toch altijd om de contributieverhoging beperkt te houden. Bovendien: tegenover dit nadeel staat het voordeel dat de inkomsten in een jaar veel beter in te schatten zijn. Op het moment dat je de begroting maakt heb je immers al ongeveer de helft van je contributie binnen.

Conclusie

Door een klein beetje creatief denken hebben we ineens een verenigingsjaar zonder akelige opeenhoping van activiteiten eind november, begin december. En we hebben contributieplan dat enerzijds heel eenvoudig is, maar aan de andere kant toch buitengewoon flexibel.

Durven we het aan?